エクセルで業務マニュアルを作っておく
秘書業務だけではなく、営業事務・経理も担当している村木さんには、「申請書はどこにあるの？」「納品書の書式を教えて」といったごく基本的なちょっとした問い合わせも立て続けに入ってきます。そんなときに活用しているのが、自作のビジネスマニュアル集。手続きや手順をエクセルにまとめたものを社内に公開しています。
「例えば請求書なら、タイトルを『請求書』として、書式がダウンロードできるリンク先を入力しておきます。納品書や発注書も書式のリンク先を入力しておけば、必要なときに各自で用意できます。ワードではなくエクセルを使うのは見やすいことと、すぐリンク先のURLを見られるためです」（村木さん）
また、提出義務のある書類は穴埋め形式にしたひな形をつくり、必要箇所の記入だけで済むようにするという親切ぶり。
「『こことここだけ記入してください』と頼むほうが分かりやすいですし、早く提出してもらえます。マニュアル集を作って公開しておくと、私がいない時間帯でも疑問を解決できます」（村木さん）
一人LINEグループでTO DOチェック！
LINEで自分一人だけのグループをつくると、自分宛てにメッセージを送れます。村木さんは朝イチで思い出さなければいけない用事やスーパーでの買い物リスト、病院の予約など、日々の雑事を書き込んでいるそうです。
また、仕事の手帳は、会社に置いていくのが村木さん流。ほぼ頭にも入っていますが、子どもの体調不良などで急な早退のときには写真を撮ってLINEに送れば、漏れなくすぐに確認できます。
「iPhone内でもいろんなアプリを立ち上げるのが手間。LINEはママ友コミュニケーションで使うので、『じゃあLINEで一元化しよう』と考えました」と、村木さんはLINEを使い始めた経緯を説明します。今では、LINEさえ見れば用事が片付くようになっています。
息抜きにもiPhoneを活用し、「子どもを寝かしつけながら、暗い寝室でスマホ読書しています」と村木さん。最近は『ストロベリーナイト』で知られる誉田哲也さんの小説にハマっているのだとか。
「就寝前の読書は仕事関係のものではなく、完全にエンタメとして楽しめるものを選んでいます。誉田哲也さんの書く小説には精神的、体力的にも強い男性に負けない女性が描かれることが多く、そんな女性に憧れているのかもしれません」（村木さん）
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