スマホのショートメールをフル活用
社長秘書は、いかに社長と密にコミュニケーションを取るかが問われます。特に鈴木さんは、営業を兼務しているため会社を不在にすることも多く、さまざまなコミュニケーション法を試したり、社長に連絡方法を提案したりしたそうです。結果、社長への連絡はパソコンからのメールではなく、あえてスマホのショートメールを使うことに落ち着いたといいます。
「パソコンは立ち上げてからメールをするまでに時間がかかり、『お世話になっております』『お疲れさまです』などの定型文も必要ですよね。ショートメールならすぐに送れますし、外出が多い社長の目にも触れやすいんです」（鈴木さん）
その他にも、鈴木さんが実践している仕事効率化ルールがいくつもあります。今回教えていただいたものの中から、すぐに応用できそうなものを紹介します。
ルール1・電話をかける前にメモに要点をまとめる
自分が1分1秒も惜しいなら、それは相手も同じこと。まして、企業のトップともなれば、なおさらです。
「社長に電話をかけることも多いのですが、必ずメモに要点をまとめ、貴重な時間を奪わないようにしています。相手のことを考えて電話をするのが、マナーだと思います」（鈴木さん）
ルール2・IN＆OUTボックスで書類の流れを可視化
社長のデスクには「IN」と「OUT」と書かれたボックスを用意し、必要書類を仕分けしています。
「INには社長に渡す書類や開封した郵便物を入れます。OUTには社長から会合の出席通知、領収書、名刺などを入れてもらい、必要書類の流れが混乱しないようにしています」（鈴木さん）
また、社長デスクの隣にはシュレッダーがあるため、不必要な書類はすぐに処理。
「そのほうがデスクをきれいに保てますし、情報が外に漏れる心配もありません。私も自分の席を立つ場合はパソコンを閉じる、社長の予定を社内外にオープンにしないなど、守秘義務には気を付けています」（鈴木さん）
ルール3・機能性重視でリュックを愛用
華やかな雰囲気の鈴木さんの通勤バッグは、意外にもメンズサイズで黒一色のリュックサック。営業で外出が多いこともあり、利便性を追求したそうです。
「通勤中もスマホを使ったり、手帳を見たり、常に両手を使っているので、リュックのほうが便利だと気付いて。もう通勤バッグに見た目のかわいらしさを求めることはやめました（笑）」（鈴木さん）
ルール4・スケジュール帳＆ボールペンは高品質なものを
「仕事中に目にするとテンションが上がる」というスケジュール帳とボールペンはモンブランのもの。もともとは鈴木さんのお父さんが使っており、幼いときから憧れのブランドだったそうです。
「シンプルな文房具もよいのですが、自分の好きなブランドを使うと、仕事に対するモチベーションも上がります。営業先でメモを取るときにも、きちんとした印象を与えられる気がします」（鈴木さん）
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