「電話は迷惑」時代に早く仕事を進めるコミュニケーションとは

　電話でのやり取りは突然相手の時間を奪ってしまうため、すぐに返事が必要な緊急の案件以外はメールでのやり取りを中心にする、という考えが昨今広まりつつあります。私も、集中して仕事をしているときに突然電話が鳴るとどきっとして集中力がそがれるため、親族や電話番号が分かる相手からの電話しか普段は受けないようにしているので気持ちはよく分かります。ただ、電話ならすぐに確認できることでも、メールで送ったばかりに返事待ちになってその分決定も先送りになるため、工夫を重ねないと「指示待ち残業」が増えるはめになります。

　さらに、電話だと細かいニュアンスが伝えられるところを、メールでのやり取りだと、自分にそんなつもりがなくても「冷たい」「失礼だ」と思われることもあります。

　そこで、メールで確実に早く、かつ失礼だと思われないようなコミュニケーションをするために気を付けたいことをお伝えします。ポイントは3つです。

1．予定候補は複数を先に提示する
2．ナゾの「よろしくお願いします」を使わない
3．「取り急ぎ」を使わない

　順番に説明しましょう。