仕事のメモひとつが大きなトラブルにつながることも。正確に伝わるメモ術を身に付け、信頼される女性になりましょう!

そのメモがミスを引き起こす！人に渡すメモを正しく書く！
「電話伝言メモ」「指示メモ」「思いやりメモ」のコツ

メモにまとめる習慣が仕事力をアップさせる

　電話の伝言メモや書類に添付する指示など、自分用の備忘録やTO DOリスト以外に、“人に渡す”メモを書く機会は多い。

　「自分が理解できれば構わない備忘録とは違い、他人への伝言メモは、的確に、手短に必要事項をまとめる必要があります」と言うのは、これまで約1000社で業務改善の研修やセミナー、コンサルティングを行ってきた藤井美保代さん。「電話の伝言が正しく伝わらなかったため、500万円の契約が白紙になってしまったという事例もあります。伝言メモにミスがあると大きなトラブルにつながることもあるので、注意が必要です」。正確にメモを残すことはもちろん、離席者が戻ったら一声掛けるなど、伝言を確実に伝えるためのアクションを加えることで、トラブルは減らせる。

　さらに「中堅以上になったら、同僚や後輩など、周囲のミスを予防するメモ術も身に付けたい」と藤井さん。後輩に仕事を頼んでも間違いだらけだったり、顧客から届いた書類に漏れがあったり。相手の不注意を責めたくなるが、「仕事を頼むときや、記入のための書類を渡すときに、してほしいことをメモにして添付すると、事前にミスを防げます。結果的に、やり直しという二度手間が減り、自分の仕事の効率もアップします」。

　小さなメモに頼みたい仕事の要点をまとめることは、自分の仕事力アップにもつながる。「仕事において、本当に重要な部分は全体の2割と言われています。伝えるべき最も重要な2割は何かを、常に意識してメモに書く。日々、そんな習慣を繰り返すことで、『仕事のポイント』を素早く判断する力も養えます」。

押さえるべきメモは3つ

■電話伝言メモ
「意外に基本ができていない人が多く、トラブルの原因になっています。伝言ミスをしないだけでなく、重要な案件は伝言が伝わったかをリマインドする必要もあります」。

■指示メモ
上司や後輩などに書類・仕事を託すとき、何をしてほしいのかを書いて添付。「忙しい相手でも、ひと目で何を求められているのか分かるような簡潔さが求められます」。

■思いやりメモ
顧客や取引先などに渡す申込書などの記入書類や、パンフレット類に添える一筆。「どこをどう見ればいいのかを的確に伝え、何度も書き直しを頼むリスクを回避できます」。

電話伝言メモ

　営業社員への電話の伝言が正しく伝わらず、「急ぎの用件なのに折り返しがない」と取引先が大激怒!

【本人に伝わるまでが責任の範疇（はんちゅう）と心得るべし】

「伝言フォーマット」を見ながら電話を受ける！
電話伝言メモは、フォーマットをコピーして、部内で共有。「机に置くときは、紛失しないようにテープで留めて」
電話伝言メモは、フォーマットをコピーして、部内で共有。「机に置くときは、紛失しないようにテープで留めて」

1. 誰宛て
メモの置き間違いや床に落ちてしまうリスクも想定し、誰宛ての伝言かを必ず記入。

2. 誰から
電話の相手の社名と名前を。「聞き取れなかった場合は、最後の復唱時に確認して」。

3. してほしいアクション
折り返しが必要かなどを相手に確認。折り返しを求められたら電話番号も聞く。

4. 内容
「アポイントの変更」など電話の用件を。「緊急性を判断する材料になります」。

5. 電話を受けた日時
「時間だけしか書かない人もいますが、当日見そびれることもあります。必ず日付も」。

6. 電話を受けた人
「相手が急いでいた様子かなど、確認が必要になることも。必ず自分の名前を書いて」。

⇒ 最後に復唱でミスゼロに
必ず下のように復唱を。「電話番号や日時などの数字は、ゆっくり正確に確認しましょう」。

この人に聞きました
藤井美保代さん
ビジネスプラスサポート代表取締役
多くの企業で、ビジネススキル研修や5S活動コンサルティング、業務改善指導などに携わる。著書に『「事務ミスゼロ」の仕事術』（日本能率協会マネジメントセンター）など。

写真／スタジオキャスパー


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