マンスリー予定は「相手がいる予定」、ウィークリー予定は「自分との予定」を入れる

 アナログ手帳はマンスリー欄とウィークリー欄がセットになったタイプが多く、両方に同じ情報を書くのを面倒に感じたり、同期し忘れてヌケモレが発生したりということもアナログ手帳ではよくあることです。私の場合は、次のように使い分けをして、始業前後はウィークリー欄をメイン活用し、予定や計画を眺めながら考え事をするようにしています。

◎ マンスリー欄には「相手がいる約束」を書く(こちらはデジタル管理でもOK)

◎ ウィークリー欄には「自分との約束(=将来の目標につながる自己投資)」や「相手との約束の前にすべきToDoリスト」を書く

 マンスリー欄にはアポがある相手や行くべき場所、時間、提出すべき資料の期限、返事すべき事項の期限を入れるようにします。私の場合、打ち合せで人に会う仕事や、締め切りがある仕事を抱えていることが多くありますが、マンスリーのスペースは限られています。だから記入する情報は「時間、場所、相手の名前」のみにしています。この情報さえ記入しておけば、詳しい情報を知りたくなったときに、後でメールを検索すれば良いのでラクです。ちなみにこちらはデジタル管理をしても問題がない予定です。

 一方でウィークリー欄についてはじっくり計画を練ったり、考えたりしたい予定や、将来こうなりたい、というメモ、妄想などを自由に書く欄にしています。つまり、「自分との約束」を書いていく欄です。こちらはついよそ見をして思考の妨げをつくらないよう、デジタルではなくアナログで向き合うようにすることをおすすめします。

 ウィークリーの予定もマンスリーの予定も、記入の際に色分けで緊急度、重要度が見えるようにしておくと、日々の決断力も磨くことができますし、後で見直して計画を練り直す時にも有効です。私の場合は予定をいつも、以下の4色に色分けするのを習慣としています。

◎ 種まき(緊急でないけれど重要なこと) → 赤
◎ 食いぶち(緊急でかつ重要なこと) → 緑
◎ 日課(緊急だけど重要ではないこと) → 青
◎ 思いつき(緊急でも重要でもないこと) → 黒

 色分けの基準は人によって変わりますが、私の場合は大まかに以下のようにしています。

◎ 仕事に関わることは、「食いぶち」の緑
◎ 家族や親友、メンターなど、自分にとって大事な人との予定は「種まき」の赤
◎ 美容院、ネイル、家の掃除、通院など、環境を整えるために日々必要なルーチン作業は「日課」の青
◎ 自分でなくてもできることや、自分に仮に秘書がいたら任せられること、やりたくないけど業務を遂行するために仕方なくやらなければならないことは、「思いつき」の黒

 このルールに従って、例えば親友や家族、メンターなど大事な人と会う予定のために準備することは「種まき」の赤に、取引先との打合せは仕事がらみなので「食いぶち」の緑に、付き合いでどうしても顔を出さなければならない予定なら「思いつき」の黒に、といった具合に予定やTo Doを書く時にすべて色分けしてみてください。

 最初はちょっと面倒かもしれませんが、色分けが習慣になると、記入の段階で重要度・緊急度を意識して判断するようになり、自分の時間の使い方に対する意識が高まります。